Účtovníctvo a jeho digitalizácia

Účtovníctvo patrí medzi odvetvia, ktoré musí držať krok s dnešnou digitálnou dobou. Papierové vedenie účtovníctva je minulosťou. Je totiž časovo, organizačne a nákladovo neefektívne. Ide o prirodzený vývoj nakoľko firmy a podnikatelia pôsobia čoraz viac v online sfére.

S výrazmi ako digitálne účtovníctvo, online účtovníctvo, moderné účtovníctvo ste sa pravdepodobne už stretli. Čo ale tieto výrazy znamenajú? A čo online účtovníctvo obnáša? V tomto článku načrtneme najdôležitejšie aspekty moderného účtovníctva.

Najčastejšie sa podnikatelia stretnú s digitalizáciou účtovníctva v zmysle archivácie dokumentov. Novelou zákona o archivácii účinná od 01.01.2022 umožnila zásadnú zmenu. Podnikatelia majú teraz možnosť archivovať všetky doklady v digitálnej podobe.

To znamená koniec archívom vo fyzických miestnostiach. V dnešnej dobe je možné si všetky dokumenty archivovať na cloud, či USB kľúč, pevný disk a pod. Takže k ním máte kedykoľvek prístup z akéhokoľvek zariadenia. Navyše archiváciu môžete vykonať prostredníctvom mobilnej aplikácie, ktorá vám odfotený dokument uloží na cloud.

Výhodou cloudového úložiska je využívanie pokročilého šifrovania a viacfaktorovej autentifikácie. To výrazne zvyšuje ochranu údajov nachádzajúcich sa v dokumentoch. Čo znamená zníženie rizika úniku citlivých informácií. Klienti tak môžu mať istotu, že ich účtovné dokumenty sú v bezpečí.

Ďalšou výhodou elektronickej archivácie je jednoduchá organizácia a vyhľadávanie dokumentov. V digitálnom archíve môžete dokumenty vyhľadávať podľa rôznych kritérií, akými sú dátum, obchodný partner a pod. Takže aj pri veľkom množstve dokumentov viete nájsť konkrétny súbor za pár sekúnd.

Prepracovanejšou formou moderného účtovníctva je prepojenie digitálnej archivácie priamo s účtovníctvom. Mnohé účtovné firmy prechádzajú na túto formu účtovníctva. Tento postup je totiž presnejší, rýchlejší a menej nákladový.

V praxi funguje nasledovne. Podnikateľ si cez mobilnú aplikáciu naskenuje faktúru alebo bloček. Aplikácia odošle doklad na cloud a umelá inteligencia z neho vyťaží údaje potrebné na účtovníctvo. Prepojenie účtovného softvéru účtovníka spolu s aplikáciou na archiváciu dokladov umožní doklady priamo zaúčtovať.

Vďaka tomu si ušetríte čas pri odovzdaní dokladov, ich skontrolovaní a zaúčtovaní. To čo kedysi trvalo niekoľko dní, je teraz možné vyriešiť prostredníctvom pár klikov. Pri bankových výpisoch je postup ešte jednoduchší. V ideálnom prípade je totiž banka a bankový výpis priamo prepojený s aplikáciou a účtovným softvérom. To znamená, že nie je potrebné žiadne ďalšie odovzdávanie bankových výpisov!

Najľahší spôsob prechodu na digitálne účtovníctvo a jeho výhody je prostredníctvom účtovníka. Kvalitný účtovník má tieto procesy už zabezpečené a vás s nimi iba oboznámi. Pokiaľ chcete čerpať výhody digitálneho účtovníctva objednajte si účtovníctvo od nás!

Späť na články