Kedy je potrebné vykonanie zmeny zápisu v registri partnerov verejného sektora?
Register partnerov verejného sektora (RPVS) je štátom vedený a spravovaný evidenčný systém podnikateľov. Zapisujú sa doň predovšetkým firmy a živnostníci, ktorí vstupujú do obchodného vzťahu so štátom alebo inštitúciami verejného sektora.
Zhotoviteľ (dodávateľ) zákazky musí byť zapísaný v RPVS počas celého obdobia trvania zákazky. V opačnom prípade mu hrozí povinnosť vrátiť všetky prijaté finančné prostriedky. Zákon tiež stanovuje povinnosť overiť alebo predĺžiť zápis na konci každého roka, a to najneskôr do konca februára nasledujúceho roka.
V RPVS je nevyhnutné mať vždy aktuálne údaje o podnikateľovi. Patrí sem napríklad zmena sídla alebo obchodného mena firmy. Rovnako je potrebné aktualizovať údaje pri zmene konečného užívateľa výhod, jeho osobných údajov alebo pri zmene vo vlastníckej či riadiacej štruktúre spoločnosti. Konečný užívateľ výhod predstavuje skutočného vlastníka firmy, najčastejšie fyzickú osobu, ktorá vlastní aspoň 25 % podiel vo firme. Táto povinnosť zabezpečuje transparentnosť a kontrolu vlastníckych vzťahov v podnikateľských subjektoch zapojených do verejného sektora.
V takomto prípade je vždy potrebné obrátiť sa na oprávnenú osobu. Oprávnená osoba je subjekt, ktorý za vás vykoná zápis do RPVS a zodpovedá za jeho správnosť. Najčastejšie ide o advokáta alebo notára. Ak si nie ste istí, kto je vaša oprávnená osoba, môžete to zistiť priamo na oficiálnej stránke registra partnerov verejného sektora. Stačí zadať vaše obchodné meno alebo IČO a systém vám zobrazí príslušný zodpovedný subjekt.
Okrem vás ako partnera verejného sektora a konečného užívateľa výhod je možné vykonať aj zmenu oprávnenej osoby. K najčastejším dôvodom takejto zmeny patrí situácia, keď si želáte nahradiť oprávnenú osobu z dôvodu nespokojnosti s kvalitou poskytovaných právnych služieb alebo s prístupom k správe vášho zápisu v RPVS. Druhým bežným dôvodom je, že oprávnená osoba, ktorá s vami ukončí spoluprácu, sa sama vymaže z registra, čím vzniká potreba zabezpečiť novú oprávnenú osobu, aby váš zápis zostal právne platný a aktuálny. Dôležité je zdôrazniť, že modifikovať zápis v RPVS je oprávnená vykonávať výlučne oprávnená osoba, či už ide o advokáta alebo notára, čím je garantovaná právna správnosť a súlad s platnou legislatívou.
Pokiaľ si údaje zapísané v RPVS neaktualizujete, vystavujete sa značnému riziku. Platnosť zápisu a správnosť údajov pravidelne kontrolujú objednávatelia – verejné subjekty, ktoré majú právo žiadať vrátenie poskytnutých finančných prostriedkov v prípade zistených nezrovnalostí. Najefektívnejším postupom je nahlásiť všetky zmeny vo vašich obchodných či osobných údajoch čo najskôr oprávnenej osobe. Pokiaľ spolupracujete s kvalitným advokátom, dohľad nad aktualizáciou údajov často zabezpečuje sám. Okrem samotnej aktualizácie údajov je vhodné iniciatívne vyjadriť súhlas s každoročným overením, resp. predĺžením zápisu, ktoré je zákonnou povinnosťou pre jeho platnosť. Ostatné overenia zvyčajne nie sú povinné (s výnimkou zákonom predpokladaných prípadov) a mnohokrát bývajú spojené so „skrytými poplatkami“ advokátskych kancelárií, preto je dôležité mať túto agendu pod odborným dohľadom.
U nás vás vždy ku koncu roka aktívne kontaktujeme s cieľom zistiť váš záujem o predĺženie zápisu na nasledujúci rok. Nadbytočné overenia nerobíme, pokiaľ ich výslovne nevyžaduje klient alebo jeho objednávateľ – verejný subjekt. Zmeny, aktualizácie a predĺženia zápisov je potrebné vykonávať presne a včas, aby bol váš zápis platný bez akýchkoľvek rizík. My sa staráme, aby boli všetky dokumenty pripravené a žiadosť podaná do 12 hodín od objednávky. Ak ste sa rozhodli zabezpečiť si zápis u nás, radi pre vás zabezpečíme profesionálnu a promptnú realizáciu služby zápisu pre register partnerov verejného sektora.
