Overenie zápisu v registri partnerov verejného sektora (RPVS) je zákonná povinnosť pre udržanie zápisu v platnosti. „Zimné“ overenie RPVS je povinné pre všetkých, zatiaľ čo „letné“ overenie je povinné len pre niektorých partnerov verejného sektora.

Čo je to „zimné“ overenie platnosti zápisu v registri partnerov verejného sektora?

Zimné overenie RPVS (k 31.12. každého roka) je v zmysle § 11 ods. 2, písm. c) zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o registri partnerov verejného sektora“) povinné pre predĺženie platnosti zápisu na ďalší kalendárny rok. Bez tohto overenia sa stane zápis neplatným a ak budete uzatvárať zmluvu alebo prijímať prostriedky z verejných zdrojov, môže byť táto zmluva považovaná za neplatnú a vyplatené finančné prostriedky považované za neoprávnené plnenie (to znamená, že ich musíte podľa zákona vrátiť) + môžu byť uložené ďalšie pokuty.

Čo je to „letné“ overenie platnosti zápisu v registri partnerov verejného sektora?

Letné overenie RPVS (väčšinou k 30.06. kalendárneho roka) je v zmysle § 11 ods. 3 v spojení s ods. 2, písm. d) a e) zákona o registri partnerov verejného sektora povinné v prípade, ak plánujete v druhej polovici roka uzatvárať zmluvy k novým zákazkám alebo dodatky k už existujúcim zmluvám, ktorej plnenie presahuje hodnotu plnenia podľa § 2 ods. 2 a 3 zákona o registri partnerov verejného sektora. Rovnako slúži ako vhodná prevencia pred tým, aby ste nezanedbali nejakú povinnosť zo zákona a neriskovali vracanie vyplatených finančných prostriedkov alebo pokuty, ktoré sú pri tomto registri v desiatkach až stovkách tisíc eur!

Mnohé advokátske kancelárie nútia klientov, aby si všetci a za každých okolností nechali vykonať „letné“ overenie platnosti zápisu. Naša kancelária sa snaží voliť moderný a transparentný prístup, v rámci ktorého klientov nechceme „tlačiť“ do riešení, ktoré by pre nich neboli vhodné a uprednostňujeme edukáciu o povinnostiach, ktoré vyplývajú zo zákona o RPVS.

Ako sme uviedli vyššie, ak plánujete v druhej polovici roka uzatvárať zmluvy k zákazkám alebo dodatky k už existujúcim zmluvám, tak pravdepodobne budete potrebovať vykonať „letné“ overenie platnosti zápisu. „Letné“ overenie platnosti zápisu v registri partnerov verejného sektora je tiež určené aj tým, ktorí nechcú niečo zanedbať a riskovať vracanie vyplatených finančných prostriedkov alebo pokuty. Zo štatistík vyplýva, že „letné“ overenie RPVS si nechávajú vykonať najmä firmy s obratom aspoň 300 000 €, ktorým sa neoplatí riskovať chyby, ktoré sa ľahko môžu zmeniť na desaťtisícové až státisícové straty. Povinnosť sa však za vyššie uvedených okolností môže týkať aj menších firiem.

Zápis do registra partnerov verejného sektora (RPVS) predstavuje verejne prístupný záznam, ktorý slúži na evidenciu partnerov verejného sektora. Zápis je potrebný najmä pre podnikateľov, ktorí obchodujú so štátom alebo inštitúciami pôsobiacimi vo verejnom sektore. Rovnaká povinnosť môže vzniknúť aj v iných situáciách, napríklad pri kúpe nehnuteľnosti od štátu alebo obce a podobne.

Podnikateľ sa s povinnosťou zápisu do RPVS najčastejšie stretne pri uzatváraní zákazky s verejným sektorom. Podľa zákona o RPVS je zápis povinný vždy, keď prijímate finančné prostriedky od verejných inštitúcií. Paušálne platí, že zápis musíte mať, ak jednorazovo prijmete viac než 100 000 €. Pri opakovaných plneniach z jednej zmluvy je tento limit 250 000 € za kalendárny rok. Treba však mať na pamäti, že aj plnenie vopred dohodnutej sumy vo viacerých splátkach sa z pohľadu zákona považuje za jednorazové!

Objednávateľ zákazky alebo osoba vyplácajúca finančné prostriedky je v tomto prípade inštitúcia verejného sektora, napríklad štátna škola, štátny fond rozvoja bývania, obec a podobne. Ako podmienku uzavretia zmluvy od vás tento subjekt verejného sektora vyžaduje zápis v RPVS. Lehoty pri uzatváraní zmlúv sú často veľmi tesné, preto máte len niekoľko dní na splnenie tejto povinnosti. Zápis však nie je triviálna záležitosť, vykonať ho nemôže hocikto. Oprávnenými osobami na jeho realizáciu sú predovšetkým advokáti alebo notári.

Začnete preto hľadať na internete spoločnosti, ktoré poskytujú zápis do RPVS ako službu. Komunikácia s advokátskou kanceláriou však často býva zdĺhavá a môže trvať niekoľko dní, kým vašu požiadavku vôbec začnú spracovávať. Vy však potrebujete byť zapísaný čo najskôr. Nehovoriac o riziku, ktoré vám hrozí pri nesplnení tejto povinnosti, podľa zákona by ste totiž museli vrátiť všetky finančné prostriedky prijaté počas obdobia, keď ste v RPVS zapísaní neboli!

Okrem toho je potrebné zdôrazniť lehoty, ktoré má registrujúci orgán pri zápise do RPVS. Okresný súd v Žiline, ktorý zabezpečuje zápisy pre celé Slovensko, má na vykonanie zápisu zákonnú lehotu 5 pracovných dní. V porovnaní s inými súdnymi lehotami ide o relatívne krátku dobu, no pri uzatváraní zákazky sa často počíta každý jeden deň. Preto je nevyhnutné, aby bola žiadosť o zápis odoslaná čo najskôr. Aké je teda optimálne riešenie, ktoré vám zabezpečí rýchly a bezproblémový zápis?

U nás v startsro dokonale rozumieme vašim obavám a špecifickým potrebám. V RPVS máme zapísaných stovky klientov a s touto agendou pracujeme každodenne! Aby ste o svoju zákazku neprišli alebo neprekročili stanovené lehoty, venujeme sa vám okamžite. Dokumenty potrebné na podanie žiadosti o zápis vypracujeme už do 12 hodín od prijatia vašej objednávky. Vy ich len podpíšete a pošlete nám naskenované e-mailom. Následne do ďalších 12 hodín podávame návrh na zápis do registra.

V praxi sú naše žiadosti vybavené do 3 pracovných dní, čo znamená, že celkovo ste zapísaný do RPVS približne do 1 týždňa od momentu, kedy nás oslovíte. Pre porovnanie, v iných advokátskych kanceláriách zápisy často trvajú niekoľko týždňov. Už sa teda nemusíte obávať, koľko trvá zápis do RPVS, ak si službu objednáte u nás, celý proces je rýchly a bezproblémový!

Zápis do registra partnerov verejného sektora je služba, ktorú potrebuje väčšina podnikateľov, ktorí sa podieľajú na verejných zákazkách, či už ako zhotoviteľ, úspešný uchádzač alebo subdodávateľ (v ktoromkoľvek rade). Zmyslom tohto zápisu je, aby oprávnená osoba (to je osoba, ktorá vás do tohto registra zapíše, čo môže byť jedine advokát alebo notár) identifikovala tzv. konečného užívateľa výhod, ktorý je zapísaný a verejne prístupný v registri partnerov verejného sektora. Vďaka tomu verejnosť sa potom verejnosť môže dozvedieť kto stojí za firmami, ktoré sa podieľajú na verejných zákazkách resp. „obchodujú so štátom“ (prijímajú prostriedky z verejných zdrojov).

Konečným užívateľom výhod je najčastejšie osoba, ktorá má aspoň 25 % podiel vo firme, respektíve ak sa jedná o živnostníka, tak priamo živnostník. Zápis do registra partnerov verejného sektora si však netreba mýliť so zápisom konečného užívateľa výhod do obchodného registra, ktorý je povinný pre všetky firmy. Jedná sa o kompletne iný zápis! Hlavným rozdielom je, že pri zápise konečného užívateľa výhod do obchodného registra, si identifikuje konečného užívateľa výhod samotná firma, ktorej sa tento zápis týka. Kdežto pri zápise do registra partnerov verejného sektora ho identifikuje advokát alebo notár, ktorý firmu zapisuje do tohto registra a preberá za správnosť tohto zápisu zodpovednosť. Podrobnejšie sme sa rozdielom medzi týmito zápismi venovali v tomto článku.

Cena za zápis do registra partnerov verejného sektora sa odvíja od mnohých faktorov. Jedným z najzakladanejších je zložitosť vlastníckej alebo riadiacej štruktúry vašej firmy. To znamená, že je omnoho jednoduchšie zapísať s.r.o., ktorá má 1 majiteľa a konateľa, ktorým je fyzická osoba ako firmu, ktorá má napríklad viacerých konateľov, dozornú radu a nevlastní ju fyzická osoba, ale iná firma. V takom prípade bude potrebné preskúmať viac úrovní jej vlastníckej štruktúry k identifikácii konečného užívateľa výhod.

Od zložitosti vlastníckej a riadiacej štruktúry sa potom odvíja aj zložitosť a počet dokumentov, ktoré je potrebné k zápisu vypracovať a aj rozsiahlosť verifikačného dokumentu, v ktorom musí advokát alebo notár popísať vlastnícku a riadiacu štruktúru, ktorú má zapisovaná firma. Pri zápise musí taktiež preveriť, či sa vo vlastníckej alebo riadiacej štruktúre nenachádza osoba, ktorá je podľa zákona považovaná za verejného funkcionára a i. V tomto dokumente advokát alebo notár zároveň uvedie, ktoré osoby identifikoval ako konečných užívateľov a postup ako pri ich identifikácii postupoval. Za túto analýzu a identifikáciu potom advokát alebo notár zodpovedá pod hrozbou pokuty až do 100 000 €, čo sa musí odraziť aj na cene za tento zápis.

Najmä z dôvodu tejto obrovskej zodpovednosti veľká časť advokátov alebo notárov vôbec nevykonáva tieto zápisy, prípadne odmietajú zápis vykonať bez toho, aby prebehol audit firmy, ktorú majú zapísať. Vďaka auditu totiž vie advokát alebo notár znížiť riziko udelenia spomínanej pokuty za nesprávnu identifikáciu konečného užívateľa výhod.

Naša kancelária však od klientov vypracovanie auditu nevyžaduje. Stotožňujeme sa síce s tým, že audit je jedným z najefektívnejších nástrojov ako znížiť našu zodpovednosť. Na druhej strane sme si však vedomí, že vykonanie auditu pre klienta znamená značnú finančnú záťaž a my sa snažíme klientom finančné prostriedky šetriť.

Dúfame, že sme vám týmto článkom pomohli lepšie pochopiť od čoho sa odvíja cena za tento zápis. V prípade záujmu o túto službu jednou z TOP3 kancelárií za výhodnú cenu, využite našu službu zápis do registra partnerov verejného sektora.

Register partnerov verejného sektora je štátom zriadený výlučne elektronický register, do ktorého sa zapisujú (najmä) podnikatelia, ktorí prijímajú finančné prostriedky z verejných zdrojov. Táto povinnosť sa zároveň vzťahuje aj na podnikateľov, ktorí pôsobia ako subdodávateľ (v ktoromkoľvek rade) pri zákazke hradenej z verejných zdrojov alebo eurofondov.

Táto skutočnosť je pomerne málo známa a k porušeniu povinnosti zapísať sa do registra partnerov verejného sektora dochádza najčastejšie u subdodávateľov, resp. subdodávateľov vyššie figurujúcich subdodávateľov, nakoľko tí často nezaujímajú o to z akých prostriedkov je zákazka hradená.

Vzhľadom na to, že financovanie verejných zákaziek je často kontrolované aj niekoľko rokov (bežne 3 – 5 rokov) po ich dokončení (z dôvodu kontroly hospodárenia predošlej politickej garnitúry, prípadne po skončení programového obdobia eurofondov), kontrolné orgány zisťujú porušenia aj s veľkým odstupom od dokončenia zákazky.

Nič to však nemení na zodpovednosti za porušenie povinnosti zapísať sa do registra partnerov verejného sektora. Vzhľadom na to, že podľa § 15 zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora, ak si subjekt nesplní povinnosť zapísať sa do registra partnerov verejného sektora nemá právny nárok na protiplnenie za svoje služby. Zároveň, ak plnenie prijme (a nesplní si povinnosť zápisu), bude sa jednať o plnenie bez právneho dôvodu – bezdôvodné obohatenie, ktoré je povinný takýto podnikateľ vrátiť.

Z praxe máme skúsenosť ako prebehla kontrola stavebnej zákazky pre jednu menšiu obec, ktorá zákazku čiastočne financovala z eurofondov. Kontrolóri po 4 rokoch od dokončenia(!) prišli na to, že jeden zo subdodávateľov sa zapísal do registra partnerov verejného sektora až po 4 mesiacoch od začatia výkonu prác na zákazke, pričom prijal 2 čiastkové plnenia za zákazku. Dôsledkom tohto porušenia bolo, že musel tieto plnenia v plnej výške vrátiť. Vzhľadom na to, že k zisteniam prišlo v období, kedy bol dopyt po stavebných zákazkách značne utlmený, tento podnikateľ (s.r.o.) následkom tejto straty finančných prostriedkov (cashflow) skrachoval. Šťastím v nešťastí bolo, že sa jednalo o s.r.o., nakoľko ak by sa jednalo o živnostníka (ktorý podľa zákona ručí celým svojím majetkom), následky by mohli byť oveľa horšie!

Veríme, že sme vám týmto článkom objasnili problematiku sankcií za nezapísanie do RPVS. Ak sa chcete podobnej situácii vyhnúť, neodkladajte váš zápis a využite našu službu pre zápis do register partnerov verejného sektora.

Otázka kto sa musí zapísať do RPVS, prípadne na koho sa vzťahuje povinnosť zápisu do registra partnerov verejného sektora je v našej kancelárii takmer na dennom poriadku. Práve to nás viedlo k tomu, aby sme vám o tom napísali tento aspoň trochu prehľadný článok.

Zákon č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon“) definuje v § 2 subjekty, na ktoré sa povinnosť zápisu vzťahuje  síce trochu komplikovanejšie, no pre potreby bežných smrteľníkov by mala postačiť nasledujúca definícia. Z našich skúseností vyplýva, že 99 % subjektov zapísaných v registri partnerov verejného sektora do nej spadá. „Jedná sa o fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá prijíma prostriedky z verejných zdrojov (štátny rozpočet, eurofondy, rozpočet obcí) a v rámci jedného kalendárneho roka príjmu plnenie vo výške aspoň 100 000 € jedno rázovo alebo 250 000 € opakovane.“

Z praxe máme rovnako skúsenosť, že ak je vo verejnom obstarávaní, prípadne v súťažných podkladoch alebo inej dokumentácii jednou z podmienok pre úspešného uchádzača zápis do registra partnerov verejného sektora, je na 99 % pravdepodobné, že subjekt sa bude musieť nechať do RPVS zapísať.

Užitočnou pomôckou k tomu kto sa musí zapísať do registra partnerov verejného sektora môže byť aj negatívny výpočet vzťahujúci sa na túto povinnosť. Teda výnimka zo zákona, ktorá stanovuje subjekty, ktoré nemajú povinnosť zapísať sa do RPVS.

Do registra partnerov verejného sektora sa nemusí zapísať:

(i) subjekt verejnej správy,

(ii) verejný podnik,

(iii) osoba, ktorá prevažne pôsobí v neziskovom sektore; to neplatí, ak dodáva tovary alebo služby podľa zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy s cieľom dosiahnuť zisk alebo nadobúda majetok,

(iv) banka, obchodník s cennými papiermi, poisťovňa, zaisťovňa, správcovská spoločnosť, dôchodková správcovská spoločnosť, doplnková dôchodková spoločnosť, centrálny depozitár cenných papierov, burza cenných papierov,

(v) osoba, ktorá prijíma plnenie od zastupiteľského úradu Slovenskej republiky v zahraničí za dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby alebo plnenie v rámci rozvojovej spoluprácu alebo medzinárodnej humanitárnej pomoci,

(vi) iný štát a jeho orgány,

(vii) medzinárodná organizácia zriadená na základe medzinárodného práva verejného a jej orgány,

(viii) majiteľ finančných nástrojov a osoba, ktorá má právo na výplatu finančných nástrojov, ktorých upísanie alebo umiestnenie sprostredkoval alebo vykonal obchodník s cennými papiermi, zahraničný obchodník s cennými papiermi, banka, iná finančná inštitúcia,

(ix) majiteľ finančných nástrojov a osoba, ktorá má právo na výplatu finančných nástrojov, s ktorými sa obchoduje na regulovanom trhu v rámci Európskej únie alebo iného štátu, ktorý je zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore,

(x) poskytovateľ zdravotnej starostlivosti so sídlom alebo miestom podnikania mimo územia Slovenskej republiky, ktorý nevykonáva na území Slovenskej republiky podnikateľskú činnosť a ktorý prijíma plnenia od zdravotnej poisťovne,

(xi) vlastník bytu alebo nebytového priestoru, ak prijíma finančné prostriedky v súvislosti so správou domu,spoločenstvo vlastníkov bytov a nebytových priestorov alebo fyzická osoba a právnická osoba, s ktorou vlastníci bytov a nebytových priestorov uzavreli zmluvu o výkone správy, ak prijíma finančné prostriedky v mene vlastníkov bytov a nebytových priestorov podľa osobitného predpisu,

(xii) pozemkové spoločenstvo,

(xiii) osoba a právny nástupca osoby, ktorá prijíma plnenie podľa predpisov o zmiernení niektorých majetkových krívd;to neplatí, ak plnenie prijíma osoba, na ktorú bol nárok na plnenie postúpený.

Vzhľadom na zložitosť jazyka, ktorým je Zákon písaný boli niektoré z výnimiek pre lepšiu zrozumiteľnosť „zjednodušené.“ Ako si však môžete prečítať, v prípade ak budete prijímať prostriedky z verejných zdrojov presahujúce vyššie uvedené finančné limity je vysoko pravdepodobné, že povinnosti zápisu do registra partnerov verejného sektora sa nevyhnete.

Dúfame, že sme vám aspoň trochu priblížili, na koho sa povinnosť zápisu vzťahuje. V prípade ak ste alebo budete aj vy alebo vaša spoločnosť partner verejného sektora kliknite na tento odkaz a využite výhodný zápis do registra partnerov verejného sektora našou advokátskou kanceláriou.